Подготовка к выставке

Участие в выставке – важное мероприятие, заметное не только в денежном выражении, но и по трудозатратам. Мы каждый день сталкиваемся с участниками выставок и знаем, что перед выставкой, будущие экспоненты испытывают огромный стресс, событие это всегда – и в первый и в двадцатый раз, является важным и волнительным. Поэтому важно на всех этапах подготовки к выставке следовать определенному алгоритму. Это позволит избежать ошибок, не тратить зря время, деньги и нервы.
Все организационные вопросы разделим на 3 типа, по времени: перед выставкой; во время выставки; по окончании выставки.
Давайте рассмотрим в этой статье очень важный этап – этап предварительной подготовки к выставке.Итак, что и в каком порядке необходимо сделать после того, как решение об участии в выставке принято и заключен договор на участие в выставке с организаторами?
1. Планируем концепцию и создаем проект выставочного оборудования, которое будет украшать наш выставочный стенд.
2. Выбираем профессиональную фирму по подготовке вашего выставочного стенда. Сделайте это за 3 месяца до начала мероприятия. Этого времени вам хватит для того, чтобы проработать с дизайнером идеи мобильного стенда, уточнить концепцию, изготовить сам выставочный стенд с печатью фотопанелей.
3. Одновременно готовим все другие печатные материалы – каталоги, листовки, буклеты и брошюры. Каждый посетитель, который подойдет к нашему стенду, должен унести с собой информацию о продуктах и услугах нашей компании.
Однако для того, чтобы посетители пришли к вашему рекламному стенду не достаточно просто поставить стенд в хорошем месте. Необходимо заранее произвести важную работу по рассылке приглашений и активной рекламной компании.
Выставка – прекрасная возможность позвонить или написать постоянным или потенциальным клиентам. Рассылайте приглашения по почте, факсу или электронной почте.
Персональные пригласительные.
Приглашения обязательно должны быть подписаны лично руководителем фирмы и разносятся курьером или по почте.Таким образом удобно рассылать приглашения постоянным клиентам или потенциальным покупателям, которых вы хотели бы видеть среди своих постоянных клиентов.
Приглашения по телефону, факсы.
Участие в выставке - удобный предлог для телефонного звонка Вашим потенциальным клиентам.
Прямая почтовая рассылка.
Используется, как самостоятельный маркетинговый прием, но в преддверии выставки можно организовать компанию по почтовой рассылке с приложением пригласительных на выставку, спецпредложениями, Чтобы отследить результативность подобной акции, можно применить систему купонов.Проведите рассылку дважды или трижды через определенные промежутки времени.
После каждой рассылки свяжитесь с респондентами по телефону и внесите поправки в базу по итогам телефонных переговоров. Например, в первом письме Вы рассказываете о своем товаре и сообщаете, что более подробную информацию можно будет получить на выставке. Во втором сообщении адресат получает конкретное приглашение (с купоном) посетить Ваш стенд.
Рекламные объявления
В преддверии выставки увеличьте свою рекламную активность. Давайте больше рекламы в СМИ и в интернете. Подготовьте пресс-релизы и различные информационные материалы о деятельности вашей фирмы для публикации в СМИ. Выберете те издания, которые планируют освещать ход выставки. Составляя пресс-релиз, постарайтесь осветить в пределах одной страницы следующие вопросы:
- Кто. Для кого предназначен товар или услуга
- Что. Сформулируйте свое предложение по товару или услуге.
- Почему. Обозначьте ваши отличия от других, обозначьте цели и задачи
- Где. Укажите место.
- Когда. Укажите сроки или график проведения
- Сколько. Если позволяет маркетинговая политика - укажите цену.

Как всегда, на популярности вашего выставочного стенда скажутся и другие усилия, которые вы постоянно предпринимали для общего улучшения своего имиджа и узнаваемости своей торговой марки.
Хорошо проведенная предварительная работа по подготовке к выставке окупится втройне. Верно также и обратное, просто заплатив за участие в выставке и не приложив необходимых усилий к популяризации своего стенда, вы скорее потеряете деньги, чем получите ожидаемый выигрыш от участи в ней. Часто новички выставок ожидают, что всеми организационными вопросами, в том числе и рекламным обеспечением будут заниматься организаторы выставки. В сумме участия заложен некоторый процент на проведение рекламной кампании, но рекламной кампании – выставки!!! Организаторы
обеспечивают общую рекламу мероприятия и привлечение заинтересованной аудитории, это тоже важно, но за привлечение посетителей на конкретный выставочный стенд отвечает сам участник выставки! Не жалейте усилий и средств на подготовку к этому важному мероприятию.

ООО "Ларгус+" - рекламное и выставочное оборудование. Тел.: (495) 646 08 00